0 C
Warszawa
Październik 22, 2019
  • Główna
  • Biznes
  • Samodzielne niszczenie vs firma zewnętrzna – co bardziej się opłaca?
Biznes Life Style Technologie

Samodzielne niszczenie vs firma zewnętrzna – co bardziej się opłaca?

O tym, jak ważne jest niszczenie dokumentów zawierających poufne dane, nie trzeba nikomu przypominać. W świetle obowiązujących norm po upływie określonego czasu dokumentacja powinna bezzwłocznie zostać zniszczona. Pozbycie się zbędnych papierów może być jednak czaso- i kosztochłonne. Jak zrobić to efektywnie? Do wyboru są dwie podstawowe opcje: samodzielne zniszczenie ich w niszczarce i zatrudnienie profesjonalistów zajmujących się utylizacją dokumentów.

Opcja nr 1: niszczarka

Samodzielna utylizacja dokumentów w niszczarce sprawdzi się jako doraźne rozwiązanie w firmach, gdzie często trzeba zniszczyć coś na cito – czyli w zasadzie wszędzie. Dobrej jakości niszczarka może posłużyć wielu pracownikom przez długie lata, jednak należy pamiętać, aby przed zakupem zwrócić się do specjalistów zajmujących się sprzedażą i serwisowaniem sprzętu tego typu. Wykwalifikowany personel pomoże Ci dobrać taką niszczarkę, która sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Na co zwrócić uwagę przy wyborze? Przede wszystkim niszczarka musi utylizować dokumenty w taki sposób, aby było to zgodne z obowiązującą normą DIN 663399 (określa ona wielkość ścinków papieru powstających w procesie niszczenia) i obostrzeniami RODO (zniszczenie dokumentów zawierających dane osobowe tak, aby nie można było ich przetwarzać). Ponadto dobrze by było, żeby oprócz cięcia kartek papieru, niszczyła również płyty CD, karty kredytowe itd.  Pozostałe parametry – ilość wrzucanych kartek, wielkość kosza na odpadki, rodzaj dodatkowych zabezpieczeń – powinny zostać dobrane pod Twoje potrzeby. No dobrze, ale ile to wszystko będzie kosztować? To zależy od rodzaju sprzętu – niszczarki mogą kosztować od kilkuset do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Do tego należy również doliczyć koszt serwisowania urządzenia.

Opcja nr 2: profesjonaliści

Zatrudnienie firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów to świetne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które produkują dużo bieżącej dokumentacji i chciałyby regularnie się jej pozbywać. Wystarczy wtedy zamówić usługę abonamentową – do dyspozycji dostajesz szafkę, w której gromadzisz zbędne dokumenty, a co określony czas firma niszcząca dokumentację przyjeżdża, zabiera papiery i utylizuje je w swojej niszczarni. Zatrudnienie profesjonalistów jest także dobrym rozwiązaniem doraźnym, kiedy w Twoim archiwum zgromadzi się zbyt wiele akt, których należy się pozbyć. Wówczas wystarczy jeden telefon, żeby firma outsourcingowa się tym zajęła. Koszt takiej usługi zależy od ilości i rodzaju materiałów przekazanych do zniszczenia – waha się w granicy kilkuset złotych, czasem jest to więcej. Jest to zdecydowanie dużo wygodniejsza opcja niż samodzielne niszczenie dokumentacji – pozwala na oszczędność czasu pracowników, a w dłuższej perspektywie także pieniędzy.

Co wybrać?

Salomonowym rozwiązaniem będzie połączenie obu opcji. Niszczarka do użytku doraźnego, firma niszcząca dokumenty – do cyklicznego pozbywania się archiwaliów bądź nieregularnej utylizacji większej ilości dokumentacji. Obie możliwości posiadają niewątpliwe zalety. Niszczarka potnie przypadkowo wydrukowane pismo zawierające dane osobowe (pamiętajmy o RODO!) w kilka sekund, natomiast firma outsourcingowa zajmie się kilogramami zbędnych papierów. Specjaliści również podejmą się zniszczenia nośników danych, z którymi nie poradzi sobie niszczarka (pendrive’y, dyski przenośne, taśmy magnetofonowe itd.). To co, którą opcję wybierasz?

Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów

Samodzielne niszczenie vs firma zewnętrzna – co bardziej się opłaca?

Podobne

Pora poznać piękną ziemię chełmińską i odkryć mniej znane tereny Lubelszczyzny. Wyrusz z Warszawy do Chełma pociągiem PKP Intercity!

Jak usprawnić transport w magazynie? Wózki widłowe automatyczne

Gdzie hurtowo kupować produkty importowane z Azji?

Napisz komentarz