Jeszcze do niedawna auto służbowe było przywilejem nielicznych i należało się głównie członkom menagementu najwyższego szczebla w hierarchii firmy. Pozostali pracownicy, chcąc przemieszczać się w trakcie podróży służbowych lub wykonywania codziennych zadań musieli korzystać z własnych pojazdów lub środków komunikacji publicznej. Obecnie coraz więcej firm korzysta z ofert leasingowych i posiada na stanie co najmniej kilka aut służbowych, gotowych do drogi w razie konieczności. To, jak zarządza się tymi zasobami wpływa na poziom generowanych kosztów oraz stan floty samochodowej.
Rozliczanie delegacji – odwieczna zmora pracowników
Komfort podróżowania samochodem służbowym do niedawna przyćmiewały uciążliwości związane z koniecznością każdorazowego rozliczania kosztów wykorzystania firmowego auta. Niezależnie od tego, czy wyjazd trwał kilka godzin i powtarzał się systematycznie kilka razy w miesiącu, czy do przejechania były setki kilometrów raz na czas – po powrocie pracownik zawsze musiał wypełniać żmudne tabele i raporty. Nie mniej pracy miała osoba zbierająca i przetwarzająca te dane. Nie dość, że były one niepełne, do tego zwykle podawane „z pamięci” albo „na oko”, to jeszcze ich poprawności nie można było łatwo zweryfikować. Jednocześnie ryzyko pomyłek wynikających z ulotności pamięci albo roztargnienia raportujących jeszcze zmniejszało efektywność zbieranych danych. Analiza kosztów i organizacji pracy floty samochodowej opierała się więc jedynie na uśrednianych i przybliżonych wskaźnikach. Efektywność takich analiz pozostawiała wiele do życzenia…
Nowoczesne rozwiązania monitorujące – na odsiecz przestarzałym danym analogowym
Pośród wielu już istniejących i stale pojawiających się nowych rozwiązań, na uwagę zasługują szczególnie te, które w kompleksowy sposób monitorują różnorodne parametry, dostarczając kompleksowe dane analityczne i statystyczne dla kadry zarządzającej. Takie rozwiązania pozwalają uzyskać maksimum informacji bez angażowania uwagi i czasu pracownika, który korzystał z pojazdu. Do lamusa odchodzą więc tradycyjne druczki i raporty, tak nielubiane przez kierowców. Jednym z przykładów doskonale opracowanego systemu monitorującego jest popularny WEBFLEET, oparty na technologii „oprogramowanie jako usługa” (z ang. SaaS).
WEBFLEET – dlaczego jest taki dobry
System monitorujący WEBFLEET oferuje komplet danych, które można w dowolny sposób przetwarzać i wszechstronnie analizować. Dzięki dokładnej wiedzy na temat częstotliwości i długości wyjazdów poszczególnych aut, powtarzających się trasach i słabych punktach w ich logistyce, analityk jest w stanie opracować strategię poprawy efektywności wykorzystania floty pojazdów firmowych. Dzięki temu nie będą pojawiały się sytuacje braku pojazdu dla kolejnego pracownika czy niespodziewane przestoje z powodu awarii albo braku paliwa na trasie. Korzystają na tym również sami kierowcy, którzy dostają samochód dokładnie wtedy i dokładnie taki, jakiego w danym momencie potrzebują.
WEBFLEET to przede wszystkim:
- wszechstronny i intuicyjny interfejs użytkownika – nie angażuje niepotrzebnie uwagi kierowcy, zaś osoby monitorujące flotę z biura dostają szybki i czytelny dostęp do różnorodnych danych;
- większość danych podawanych w czasie rzeczywistym – taktowanie przesyłu danych zawiera się w czasie od kilku sekund do kilkominutowych cykli, kiedy to podawane są kolejne zaktualizowane informacje;
- najwyższy poziom bezpieczeństwa przesyłanych danych – gwarantują poufność informacji oraz zachowanie prywatności kierowców w monitorowanych pojazdach;
- stale aktualizowane mapy Google lub TomTom, dostępne na różnych poziomach dokładności;
- kompleksowe raportowanie i wszechstronne możliwości analityczne dzięki różnorodnym zestawieniom i wskaźnikom.
Źródło: Zarządzanie Flotą i Monitoring pojazdów.